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E-Mail-Archivierung – Vollautomatisiert. Intelligent. Rechtssicher
Im täglichen Arbeitsablauf gehört die E-Mail noch immer zu einem der am häufigsten genutzten Kommunikationsmittel – und hat damit das Fax weitestgehend abgelöst. Der Austausch geschäftsrelevanter Informationen war noch nie einfacher: Sie schreiben eine E-Mail, fertig. Egal ob Angebote, Verträge, Rechnungen – einfach jede Art von Information ist in Windeseile zugestellt. Aber haben Sie die Flut an ein- und ausgehenden E-Mails auch im Griff?
Das stetige E-Mail-Wachstum stellt Unternehmen auf unterschiedlichste Art und Weise vor neue Herausforderungen. Überlastete Mailserver, überquellende Postfächer und nicht mehr auffindbare E-Mails gehören mit einer intelligenten E-Mail-Archivierung der Vergangenheit an.
Gleichzeitig kann den umfangreichen Anforderungen diverser Gesetze und regulativen Richtlinien (DSGVO, GoBD, Basel II, etc.) durch eine E-Mail-Archivierung begegnet werden.
Rechtssichere Langzeitarchivierung
Alle E-Mails werden automatisiert, inklusive Anlagen sicher im ursprünglichen Format archiviert (GDPdU-Konformität).
Speicherbedarf reduzieren
Eine mehrstufige Archivierung erlaubt eine drastische Reduktion der Mailboxgrößen. Ein Single-Instancing-Verfahren eliminiert zusätzlich Dubletten.
Compliance erfüllen
Alle Compliance-Anforderungen (GDPdU, DSGVO, Basel II, GOBD, etc.) werden rechtssicher erfüllt.
Hohe Benutzerakzeptanz
Eine einfache und intuitive Bedienung garantiert Benutzerakzeptanz ohne zusätzliches Training. Dabei wird der Benutzer durch intelligente Wiederherstellungsfunktionen unterstützt.
Mit einem intelligenten E-Mail-Management verwalten und archivieren Sie Ihre E-Mails automatisch, revisionssicher und stellen diese Ihren Geschäftsprozessen zur Verfügung. Dabei können E-Mails in einen Business-Kontext gestellt und vorgangsbezogen Projekten zugeordnet werden. Wertvolle Informationen in E-Mails werden so für Ihre Prozesse nutzbar.
Ein sicheres Fundament für die E-Mail Archivierung
In unserem Whitepaper finden Sie umfangreiche Informationen, die Ihnen helfen, den Einstieg in die Welt des digitalen Dokumentenmanagement zu ermöglichen.
UNVERBINDLICH HERUNTERLADEN
Highlights:
- Nahtlose Integration in Microsoft Outlook und Office 365 sowie HCL Notes (Lotus Notes)
- Intuitives Arbeiten in der gewohnten Office-Umgebung
- Vollautomatisiert und revisionssichere Archivierung, die sämtlichen Compliance-Anforderungen gewachsen ist
- Performante und umfassende Recherche, einschließlich Volltextsuche auch in den Anhängen
- Jederzeit und überall Zugriff auf den kompletten E-Mail-Bestand
- E-Mails können in digitale Geschäftsprozesse und Workflows eingebunden werden
- Umwandlung/Rendition in unabhängige Formate sorgen für langfristige Verfügbarkeit aller Informationen – auch bei Wechsel des Mail-Systems
- Durch integriertes Single Instancing werden identische Anhänge nur einmal abgelegt
- Signifikante Entlastung der E-Mail-Server und Steigerung der IT-Performance
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