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Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung – Einfach, effizient, digital
Willkommen bei ECM Consulting, Ihrem zuverlässigen Partner für die digitale Rechnungsverarbeitung. Unsere Lösungen sind darauf ausgerichtet, Ihnen den Übergang zu einer papierlosen und effizienten Arbeitsweise zu ermöglichen.
Mit unserer intuitiven Software können Sie Rechnungen problemlos erfassen, verwalten und archivieren. Keine Stapel von Papierkram mehr – unsere Lösungen ermöglichen Ihnen eine schnellere Bearbeitung, höhere Genauigkeit und mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.
Holen Sie sich wertvolle Einblicke und Informationen über die digitale Rechnungsverarbeitung in unserem kostenlosen Whitepaper. Erfahren Sie, wie Sie Zeit und Kosten sparen und Ihre Prozesse optimieren können. Klicken Sie hier, um unser kostenloses Whitepaper zur digitalen Rechnungsverarbeitung herunterzuladen und die Vorteile der Digitalisierung zu entdecken.
Unser erfahrenes Team steht Ihnen zur Seite, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin und lassen Sie sich individuell beraten. Gemeinsam entwickeln wir eine maßgeschneiderte Lösung, die genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. Kontaktieren Sie uns noch heute, um einen Beratungstermin zu vereinbaren und Ihre Rechnungsverarbeitung zu verbessern.
Möchten Sie unsere Lösung live in Aktion sehen? Buchen Sie eine Live-Demo und erleben Sie, wie einfach und effizient die digitale Rechnungsverarbeitung sein kann. Unsere Experten präsentieren Ihnen alle Funktionen und beantworten Ihre Fragen. Klicken Sie hier, um eine Live-Demo zu buchen und den Weg in eine digitale Zukunft einzuschlagen.
Gründe für die digitale Rechnungsverarbeitung:
Die Prüfung und Freigabe einer Rechnung kann durchaus bis zu 14 Tage dauern und wird häufig von mehr als 4 unterschiedlichen Personen durchgeführt. Darüber hinaus stehen häufig nicht alle Belege (z. B. die Bestellung oder der Lieferschein) für die Prüfung zur Verfügung. Dies versursacht im Durchschnitt bis zu 11 EUR Kosten je Rechnung.
Für die Buchhaltung ist es schwierig nachzuvollziehen, wo der Vorgang gerade zur Bearbeitung liegt und wann diese voraussichtlich beendet sein wird.
Tage kann die Kontrolle/Freigabe einer Papierrechnung dauern.
Euro kostet die Verarbeitung
einer Papierrechnung.
Prozent aller Papierrechnungen gehen verloren.
Die Lösung: digitale Rechnungsverarbeitung
Der Rechnungseingang in der digitalen Rechnungsverarbeitung
Der Prozess der Rechnungsverarbeitung beginnt mit dem Import einer Eingangsrechnung – Die Quelle dabei ist flexibel, möglich sind beispielsweise gescannte Papierbelege oder X-Rechnungen die per E-Mail eingehen.
Die Rechnungserkennung in der digitalen Rechnungsverarbeitung
Dank der automatisierten Rechnungsverarbeitung werden alle relevanten Informationen wie Kopf-, Fuß- und Positionsdaten direkt von der Rechnung abgelesen und können jederzeit und von jedem Ort aus abgerufen werden. Die mühsame Aufgabe des manuellen Abtippens und Übertragens von Daten gehört somit der Vergangenheit an.
Die Datenprüfung der Rechnungsverarbeitung
Sobald die Daten erkannt wurden, stehen sie zur Überprüfung und gegebenenfalls zur Bearbeitung bereit. Dabei erhalten Anwender:innen Unterstützung von einer Künstlichen Intelligenz (KI), die kontinuierlich aus den Eingaben lernt. Dadurch wird die Software im Laufe der Zeit immer intelligenter und die Erkennungsquoten steigen kontinuierlich an.
Der Rechnungsworkflow
Passen Sie den digitalen Freigabe-Workflow sowie die Bedingungen für die einzelnen Schritte individuell an Ihre Anforderungen an. Gestalten Sie die Freigabeprozesse nach Ihren eigenen Regeln.
Integrationen der Rechnungsverarbeitung
Die digitale Rechnungsverarbeitung integriert sich nahtlos in Ihre Bestandssysteme (ERP-, Fibu & WaWi) und ist direkt mit Ihrem Bestellwesen und den buchhalterischen Abläufen verbunden.
Revisionssichere Archivierung nach der Rechnungsverarbeitung
Die verbuchten Rechnungen werden sicher und revisionssicher in einem digitalen Archiv abgelegt. Sie können jederzeit und von jedem Ort aus gefunden werden. Der Zugriff auf die archivierten Rechnungen wird über individuelle Berechtigungsstrukturen gesteuert, sodass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können. Dadurch wird die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer Daten gewährleistet, während gleichzeitig ein einfacher Zugriff für berechtigte Benutzer ermöglicht wird.
Whitepaper zur digitalen Rechnungsverarbeitung
In unserem Whitepaper finden Sie umfangreiche Informationen, Tipps und Best Practices, die Ihnen helfen, die Potenziale der digitalen Rechnungsverarbeitung voll auszuschöpfen.
UNVERBINDLICH HERUNTERLADEN
Ihre Rechnungsverarbeitung nahtlos verbunden
Digitale Rechnungsverarbeitung auf einen Blick
Kürzere Durchlauf- und Liegezeiten.
Realisierung von Skontoeffekten und schnelle Monats-/Jahresabschlüsse
Höhere Transparenz für alle Beteiligten
Dublettenprüfung, sichere und zentrale Ablage aller relevanten Informationen
Sie sind sich unsicher, welche Lösung am besten zu Ihren Anforderungen passt? Unser Team steht Ihnen gerne zur Seite und berät Sie umfassend.
Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin und lassen Sie sich von unseren Experten individuell beraten. Gemeinsam finden wir die maßgeschneiderte Lösung, die Ihrem Unternehmen optimal entspricht.
Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Fragen zu stellen und Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen. Wir geben Ihnen wertvolle Einblicke und helfen Ihnen dabei, die richtige Entscheidung zu treffen.
Beratungstermin für die digitale Rechnungsverarbeitung
Häufig gestellte Fragen zur Rechnungsverarbeitung
Welchen Vorteil bietet die digitale und automatisierte Rechungsverarbeitung?
Durch die Implementierung einer digitalen und automatisierten Rechnungsverarbeitung können Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld sparen. Die schnellere Abwicklung reduziert die Kosten für den gesamten Prozess. Zudem beschleunigt eine standortunabhängige Rechnungsprüfung den gesamten Vorgang. Zusätzlich kann die Übertragung des Prozesses an den Steuerberater vollständig digitalisiert werden. Die zentrale Verfügbarkeit der Belege in unserem Archiv verbessert die Transparenz zwischen verschiedenen Abteilungen. Eine schnelle, einfache und rechtskonforme Archivierung der Rechnungen gewährleistet einen nahtlosen Prozess ohne Unterbrechungen.
Wie sieht der Standard-Freigabeprozess einer Rechnung aus?
Unternehmen erhalten Rechnungen über verschiedene Kanäle und falls sie nicht bereits digital vorliegen, werden sie zuerst digitalisiert. Danach werden die Informationen aus den Rechnungen extrahiert, indem die relevanten Daten unter Berücksichtigung der Stammdaten ausgelesen werden. Anschließend durchlaufen die Rechnungen einen digitalen Prüfungs- und Freigabeprozess, bevor sie an das Finanzbuchhaltungs- oder ERP-System übergeben werden, wo sie letztendlich gebucht werden. Gleichzeitig werden die Rechnungen revisionssicher im Archiv abgelegt.
Inwieweit lässt sich der Freigabe- und Prüfungsworkflow individualisieren?
Unser Angebot beinhaltet einen standardisierten Freigabeworkflow, der aus den Schritten Verteilung, sachliche Prüfung, Freigabe und Buchhaltung besteht. Dieser Workflow kann jedoch an die individuellen Anforderungen angepasst werden, sowohl in Bezug auf die Reihenfolge der Schritte als auch die Bedingungen, unter denen eine Rechnung in den nächsten Prüfungsschritt übergeht. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Freigabelimits individuell anzupassen. Es können mehrere Freigabeschritte mit unterschiedlichen Limits erstellt oder eine Matrix zur automatischen Zuweisung der Bearbeiter eingerichtet werden.
Wie funktioniert das Auslesen der Rechnungsdaten?
Die Rechnungserkennung erfolgt mithilfe von OCR (optische Zeichenerkennung). Dabei werden alle Zeichen auf der vorliegenden Rechnung erfasst. Anhand von vordefinierten Regeln und Mustern werden das Rechnungsdatum, der Betrag, die Umsatzsteuer-ID und andere relevante Informationen aus den erfassten Zeichen extrahiert. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und unter Berücksichtigung der Stammdaten können weitere Daten auf Basis dieser extrahierten Informationen ermittelt oder geprüft werden.
Welche Schnittstellen zu anderen Systemen gibt es?
Wir stellen eine große Bandbreite an Integrationen bereit und eine offene REST API, die es Ihnen ermöglicht, ganz individuelle Lösungen anzubinden - von CRM-Anbietern über HR-Software und ERP-Systeme bis hin zu E-Mail-Clients und Collaboration-Tools. Unter anderem unterstützen wir Datev, Salesforce, Microsoft 365 Lösungen, DIAMANT Software , SAP Business byDesign und SAP.
Muss ich meine analogen Belege noch aufbewahren, wenn Sie digital archiviert wurden?
Sobald der digitale Prozess gemäß den GoBD-Richtlinien als konform eingestuft wird, können die Papierrechnungen vernichtet werden. Eine Bestätigung durch einen Wirtschaftsprüfer ist jedoch erforderlich, für die eine Verfahrensanweisung erstellt werden muss. Diese enthält eine technische Dokumentation sowie weitere Erläuterungen zum Rechnungsverarbeitungsprozess, die als Grundlage für die Bewertung durch den Wirtschaftsprüfer dienen. Unsere Anwendung verfügt über eine Softwarebescheinigung gemäß IDW PS880. Diese bescheinigt, dass Dokumente bei korrekter Verwendung revisionssicher online archiviert werden können. Weitere Informationen zur Sicherheit finden Sie auf unserer Webseite. Sie haben die Flexibilität zu entscheiden, welche Dokumente oder Ordner Sie revisionssicher und somit in Übereinstimmung mit den GoBD-Vorgaben archivieren möchten.
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