Digitale Rechnungsverarbeitung – E-Invoicing und automatisierte Rechnungsprozesse
E-Invoicing in Deutschland – bereit für die elektronische Rechnung
Die elektronische Rechnungsstellung gewinnt in Deutschland zunehmend an Bedeutung. Mit der Einführung der gesetzlichen E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich müssen Unternehmen ihre Rechnungsprozesse an neue Anforderungen anpassen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. Für die verpflichtende Ausstellung gelten gesetzliche Übergangsregelungen.
Die europäische Norm EN 16931 definiert die wesentlichen Anforderungen an die strukturierte elektronische Rechnungsstellung. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD ermöglichen die standardisierte Übermittlung und automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten.
ECM Consulting Hamburg begleitet Sie bei der Einführung einer passenden E-Invoicing-Lösung und unterstützt Sie dabei, Ihre bestehenden Systeme und Geschäftsprozesse auf die Anforderungen der elektronischen Rechnungsverarbeitung auszurichten.
ZUGFeRD und XRechnung – elektronische Rechnungsformate intelligent verarbeiten
Eine moderne Lösung zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung unterstützt unterschiedliche Rechnungsformate und Eingangskanäle und Sie schaffen die Grundlage für effiziente, transparente und gesetzeskonforme Finanzprozesse.
Durch den Einsatz leistungsfähiger E-Invoicing Software und intelligenter Workflow-Automatisierung reduzieren Sie manuelle Tätigkeiten, vermeiden Fehler und beschleunigen Ihre Rechnungsfreigaben.
Accounts Payable Automation – Ihre Kreditorenbuchhaltung intelligent automatisieren
Mit Accounts Payable Automation digitalisieren und automatisieren Sie die Prozesse Ihrer Kreditorenbuchhaltung. Von der automatischen Rechnungserfassung über die Prüfung relevanter Rechnungsdaten bis zur digitalen Rechnungsfreigabe lassen sich zahlreiche Arbeitsschritte effizient gestalten.
Eine intelligente Eingangsrechnungsverarbeitung ermöglicht unter anderem:
- Automatisierte Rechnungserfassung: Eingangsrechnungen aus E-Mails, PDF-Dateien, ZUGFeRD und XRechnung zentral erfassen.
- Intelligente Datenextraktion: Rechnungsinformationen automatisch erkennen, validieren und für die Weiterverarbeitung bereitstellen.
- Digitale Rechnungsprüfung: Rechnungsdaten mit Bestellungen, Wareneingängen und Stammdaten abgleichen.
- Workflow-gesteuerte Freigabe: Rechnungen automatisch an die zuständigen Mitarbeitenden weiterleiten.
- ERP-Integration: Rechnungsdaten strukturiert an bestehende ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme übergeben.
- Revisionssichere Archivierung: Rechnungsdokumente und relevante Verarbeitungsinformationen entsprechend den gesetzlichen Anforderungen aufbewahren.
Durch Accounts Payable Automation erhöhen Sie die Prozessqualität, verkürzen Durchlaufzeiten und entlasten Ihre Buchhaltung nachhaltig.
Gründe für die digitale Rechnungsverarbeitung:
Die Prüfung und Freigabe einer Rechnung kann durchaus bis zu 14 Tage dauern und wird häufig von mehr als 4 unterschiedlichen Personen durchgeführt. Darüber hinaus stehen häufig nicht alle Belege (z. B. die Bestellung oder der Lieferschein) für die Prüfung zur Verfügung. Dies versursacht im Durchschnitt bis zu 11 EUR Kosten je Rechnung.
Für die Buchhaltung ist es schwierig nachzuvollziehen, wo der Vorgang gerade zur Bearbeitung liegt und wann diese voraussichtlich beendet sein wird.
Ihre Vorteile durch digitale Eingangsrechnungsverarbeitung
Weniger Aufwand, mehr Effizienz
Reduzieren Sie die manuelle Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Automatisierte Workflows ermöglichen eine schnellere Verarbeitung bei geringerem administrativem Aufwand.
Transparenz über den gesamten Rechnungsprozess
Behalten Sie jederzeit den Überblick über eingegangene, geprüfte, freigegebene und gebuchte Rechnungen. Digitale Prozesse schaffen nachvollziehbare Bearbeitungsstände und klare Verantwortlichkeiten.
Weniger Fehler und höhere Datenqualität
Durch die automatisierte Übernahme strukturierter Rechnungsdaten aus ZUGFeRD, XRechnung und XML reduzieren Sie Übertragungsfehler und verbessern die Qualität Ihrer Finanzdaten.
Gesetzliche Anforderungen zuverlässig berücksichtigen
Bereiten Sie Ihre Rechnungsprozesse auf die Anforderungen für E-Invoicing in Deutschland vor und unterstützen Sie die Verarbeitung elektronischer Rechnungen gemäß EN 16931.
Nahtlose Integration in bestehende Systeme
Verbinden Sie Ihre digitale Rechnungsverarbeitung mit vorhandenen ERP-, Dokumentenmanagement- und Finanzbuchhaltungssystemen.
Whitepaper zur digitalen Rechnungsverarbeitung
In unserem Whitepaper finden Sie umfangreiche Informationen, Tipps und Best Practices, die Ihnen helfen, die Potenziale der digitalen Rechnungsverarbeitung voll auszuschöpfen.
Standardintegrationen für SAP, Microsoft Dynamics, Diamant/4, Sage und weitere ERP- und FiBu-Systeme
Eine effiziente digitale Eingangsrechnungsverarbeitung erfordert die nahtlose Integration in bestehende ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme. Wir bieten hierfür Standardintegrationen und Schnittstellen zu unterschiedlichen ERP- und FiBu-Lösungen, sodass sich digitale Rechnungsprozesse optimal in Ihre vorhandene IT-Landschaft einbinden lassen.
Zu den unterstützten Systemlandschaften zählen beispielsweise:
✓ SAP und SAP Business byDesign – Integration in SAP-basierte ERP- und Finanzprozesse
✓ Microsoft Dynamics – Anbindung an Microsoft Dynamics ERP-Lösungen
✓ Diamant/4 – Integration in die Finanzbuchhaltung von Diamant Software
✓ Sage – Anbindung an unterstützte Sage ERP- und Rechnungswesenlösungen
✓ DATEV – Integration über die DATEV Rechnungsdatenservice-Schnittstellen
✓ Weitere ERP- und FiBu-Systeme – Integration über verfügbare Standardschnittstellen und individuelle Anbindungsmöglichkeiten
Durch die Integration können Rechnungsdaten, Kreditoreninformationen, Buchungsdaten und relevante Stammdaten zwischen der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung und dem angebundenen ERP- oder FiBu-System ausgetauscht werden.
So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess – vom Eingang einer ZUGFeRD Rechnung, XRechnung oder XML Rechnung über die automatisierte Rechnungsprüfung und Freigabe bis zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung.
Ihre Vorteile durch die ERP- und FiBu-Integration
- Weniger manuelle Datenerfassung durch automatisierten Datenaustausch
- Vermeidung doppelter Datenpflege und Reduzierung von Übertragungsfehlern
- Beschleunigte Rechnungsprüfung und Buchung durch integrierte Workflows
- Zentrale und transparente Rechnungsverarbeitung über Systemgrenzen hinweg
- Effiziente Accounts Payable Automation durch die Verbindung von E-Invoicing Software und Finanzbuchhaltung
Wir unterstützen Sie bei der Auswahl und Einrichtung der passenden Integration sowie bei der optimalen Anbindung an Ihre bestehende ERP- und FiBu-Umgebung und damit verbinden Sie modernes E-Invoicing nach EN 16931 mit Ihren etablierten Finanzprozessen und schaffen die Grundlage für eine durchgängig automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung.
ECM Consulting Hamburg – Ihr Partner für E-Invoicing und digitale Rechnungsverarbeitung
Die erfolgreiche Einführung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung erfordert mehr als nur die Auswahl einer geeigneten Software. Entscheidend sind durchgängige Prozesse, klar definierte Freigabeworkflows, die Integration bestehender IT-Systeme und eine Lösung, die zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.
ECM Consulting Hamburg unterstützt Sie bei der Konzeption und Umsetzung moderner Lösungen für die elektronische Rechnungsverarbeitung. Unser Fokus liegt auf der Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse durch Enterprise Content Management, Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und E-Invoicing. Gemeinsam schaffen wir die Voraussetzungen für eine zukunftsfähige, skalierbare und wirtschaftliche Eingangsrechnungsverarbeitung.
Jetzt Beratung zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung anfragen.
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren, manuelle Aufwände zu reduzieren und die Anforderungen an die elektronische Rechnungsverarbeitung effizient umzusetzen. Erfahren Sie mehr über unsere Lösungen und erhalten Sie weiterführende Informationen oder eine persönliche Beratung.
Häufig gestellte Fragen zur Rechnungsverarbeitung
Welchen Vorteil bietet die digitale und automatisierte Rechungsverarbeitung?
Durch die Implementierung einer digitalen und automatisierten Rechnungsverarbeitung können Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld sparen. Die schnellere Abwicklung reduziert die Kosten für den gesamten Prozess. Zudem beschleunigt eine standortunabhängige Rechnungsprüfung den gesamten Vorgang. Zusätzlich kann die Übertragung des Prozesses an den Steuerberater vollständig digitalisiert werden. Die zentrale Verfügbarkeit der Belege in unserem Archiv verbessert die Transparenz zwischen verschiedenen Abteilungen. Eine schnelle, einfache und rechtskonforme Archivierung der Rechnungen gewährleistet einen nahtlosen Prozess ohne Unterbrechungen.
Wie sieht der Standard-Freigabeprozess einer Rechnung aus?
Unternehmen erhalten Rechnungen über verschiedene Kanäle und falls sie nicht bereits digital vorliegen, werden sie zuerst digitalisiert. Danach werden die Informationen aus den Rechnungen extrahiert, indem die relevanten Daten unter Berücksichtigung der Stammdaten ausgelesen werden. Anschließend durchlaufen die Rechnungen einen digitalen Prüfungs- und Freigabeprozess, bevor sie an das Finanzbuchhaltungs- oder ERP-System übergeben werden, wo sie letztendlich gebucht werden. Gleichzeitig werden die Rechnungen revisionssicher im Archiv abgelegt.
Inwieweit lässt sich der Freigabe- und Prüfungsworkflow individualisieren?
Unser Angebot beinhaltet einen standardisierten Freigabeworkflow, der aus den Schritten Verteilung, sachliche Prüfung, Freigabe und Buchhaltung besteht. Dieser Workflow kann jedoch an die individuellen Anforderungen angepasst werden, sowohl in Bezug auf die Reihenfolge der Schritte als auch die Bedingungen, unter denen eine Rechnung in den nächsten Prüfungsschritt übergeht. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Freigabelimits individuell anzupassen. Es können mehrere Freigabeschritte mit unterschiedlichen Limits erstellt oder eine Matrix zur automatischen Zuweisung der Bearbeiter eingerichtet werden.
Wie funktioniert das Auslesen der Rechnungsdaten?
Die Rechnungserkennung erfolgt mithilfe von OCR (optische Zeichenerkennung). Dabei werden alle Zeichen auf der vorliegenden Rechnung erfasst. Anhand von vordefinierten Regeln und Mustern werden das Rechnungsdatum, der Betrag, die Umsatzsteuer-ID und andere relevante Informationen aus den erfassten Zeichen extrahiert. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und unter Berücksichtigung der Stammdaten können weitere Daten auf Basis dieser extrahierten Informationen ermittelt oder geprüft werden.
Welche Schnittstellen zu anderen Systemen gibt es?
Wir stellen eine große Bandbreite an Integrationen bereit und eine offene REST API, die es Ihnen ermöglicht, ganz individuelle Lösungen anzubinden - von CRM-Anbietern über HR-Software und ERP-Systeme bis hin zu E-Mail-Clients und Collaboration-Tools. Unter anderem unterstützen wir Datev, Salesforce, Microsoft 365 Lösungen, DIAMANT Software , SAP Business byDesign und SAP.
Muss ich meine analogen Belege noch aufbewahren, wenn Sie digital archiviert wurden?
Sobald der digitale Prozess gemäß den GoBD-Richtlinien als konform eingestuft wird, können die Papierrechnungen vernichtet werden. Eine Bestätigung durch einen Wirtschaftsprüfer ist jedoch erforderlich, für die eine Verfahrensanweisung erstellt werden muss. Diese enthält eine technische Dokumentation sowie weitere Erläuterungen zum Rechnungsverarbeitungsprozess, die als Grundlage für die Bewertung durch den Wirtschaftsprüfer dienen. Unsere Anwendung verfügt über eine Softwarebescheinigung gemäß IDW PS880. Diese bescheinigt, dass Dokumente bei korrekter Verwendung revisionssicher online archiviert werden können. Weitere Informationen zur Sicherheit finden Sie auf unserer Webseite. Sie haben die Flexibilität zu entscheiden, welche Dokumente oder Ordner Sie revisionssicher und somit in Übereinstimmung mit den GoBD-Vorgaben archivieren möchten.
