- Email: info@ecmconsulting.de
- Telefon: + 49 40 25776760
Digitale Personalakte – Personalunterlagen sicher und effizient verwalten
Schluss mit Papierakten und aufwendiger Dokumentensuche! Mit einer digitalen Personalakte verwalten Sie Personalunterlagen zentral, strukturiert und sicher. Von Bewerbungsunterlagen und Arbeitsverträgen über Gehaltsdokumente bis hin zu Bescheinigungen und weiteren Personaldokumenten stehen alle Informationen dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden.
ECM Consulting unterstützt Sie bei der Einführung einer digitalen bzw. elektronischen Personalakte und verbindet Dokumentenmanagement mit Ihren bestehenden HR-, ERP- und IT-Systemen.
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte – auch elektronische Personalakte oder digitale Mitarbeiterakte genannt – bündelt die relevanten Dokumente und Informationen eines Mitarbeiters in einer zentralen digitalen Akte.
Anstatt Personalunterlagen in Papierordnern, E-Mail-Postfächern oder unterschiedlichen Dateiablagen zu suchen, greifen berechtigte Mitarbeitende auf einen einheitlichen und aktuellen Aktenstand zu.
Dabei lässt sich die digitale Personalakte mit weiteren Prozessen und Systemen verbinden. So wird aus der reinen digitalen Ablage eine Grundlage für effizientere und durchgängige HR-Prozesse.
Welche Dokumente gehören in die digitale Personalakte?
Je nach Unternehmen und Anwendungsfall können beispielsweise folgende Unterlagen digital verwaltet werden:
- Bewerbungsunterlagen und Einstellungsdokumente
- Arbeitsverträge und Vertragsänderungen
- Gehalts- und Entgeltunterlagen
- Bescheinigungen und Nachweise
- Arbeitszeit- und Urlaubsunterlagen
- Krankmeldungen
- Zeugnisse und Weiterbildungsnachweise
- Dokumente aus der Personalentwicklung
- weitere personalbezogene Unterlagen
Welche Dokumente in einer Personalakte geführt werden und wie lange sie aufzubewahren sind, hängt vom jeweiligen Dokument und seinem Zweck ab.
Ihre Vorteile einer digitalen Personalakte
Personalunterlagen zentral verfügbar
Alle relevanten Dokumente werden strukturiert an einem zentralen Ort abgelegt. Berechtigte Mitarbeitende finden die benötigten Informationen schnell und ohne die Suche in Papierakten oder unterschiedlichen Dateiablagen.
Schneller finden statt lange suchen
Intelligente Such- und Filtermöglichkeiten ermöglichen den schnellen Zugriff auf einzelne Dokumente und Informationen – auch bei umfangreichen Personalakten.
Sicherer Zugriff auf sensible Daten
Personalunterlagen enthalten besonders schützenswerte Informationen. Ein durchdachtes Berechtigungs- und Zugriffskonzept stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf die jeweiligen Dokumente zugreifen können.
Weniger manueller Verwaltungsaufwand
Digitale Workflows können wiederkehrende Aufgaben unterstützen und Dokumente automatisch an die zuständigen Personen weiterleiten. Dadurch lassen sich manuelle Arbeitsschritte reduzieren und Personalprozesse effizienter gestalten.
Integration statt Insellösung
Die digitale Personalakte lässt sich mit vorhandenen HR-, ERP- und Dokumentenmanagementsystemen verbinden. So müssen Informationen nicht mehrfach erfasst oder zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen werden.
Ortsunabhängig arbeiten
Berechtigte Mitarbeitende können auf die benötigten Unterlagen digital zugreifen – unabhängig davon, ob sie im Büro, im Homeoffice oder an einem anderen Standort arbeiten.
Personalakte digitalisieren – von Papier zu digital
Die Einführung einer digitalen Personalakte beginnt häufig mit einer einfachen Frage: Was passiert mit den bestehenden Papierakten?
ECM Consulting unterstützt Sie dabei, bestehende Personalunterlagen zu digitalisieren, zu strukturieren und in eine neue digitale Aktenstruktur zu überführen.
Dabei können wir gemeinsam mit Ihnen betrachten:
- Welche Dokumente sollen übernommen werden?
- Wie sollen Personalakten strukturiert werden?
- Welche Zugriffsrechte benötigen HR, Führungskräfte und weitere berechtigte Personen?
- Welche Prozesse sollen digital abgebildet werden?
- Welche bestehenden Systeme sollen angebunden werden?
- Welche Dokumente müssen wie lange aufbewahrt werden?
So entsteht keine reine digitale Ablage, sondern eine Lösung, die zu Ihren bestehenden Prozessen und Ihrer IT-Landschaft passt.
Das Fundament einer digitalen Personalakte ist ein gutes DMS
In unserem Whitepaper finden Sie umfangreiche Informationen, warum ein modernes Dokumentenmanagementsystem für die sichere Aufbewahrung der Personalakte unabdinglich ist.
UNVERBINDLICH HERUNTERLADEN
Digitale Personalakte und Datenschutz
Personalunterlagen enthalten sensible personenbezogene Informationen. Deshalb sind Datenschutz und Zugriffsschutz zentrale Bestandteile einer digitalen Personalakte.
Ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht unter anderem:
- rollenbasierte Zugriffsrechte
- eine strukturierte Ablage sensibler Dokumente
- nachvollziehbare Dokumentenprozesse
- definierte Aufbewahrungs- und Löschkonzepte
- sichere Archivierung
- die kontrollierte Bereitstellung von Dokumenten für berechtigte Personen
Welche Anforderungen konkret gelten, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall, den verarbeiteten Daten und den eingesetzten Systemen ab.
Elektronische Entgeltunterlagen: Was ändert sich 2027?
Der 1. Januar 2027 ist ein wichtiger Termin für Arbeitgeber.
Nach § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) müssen bestimmte Unterlagen zu den Entgeltunterlagen in elektronischer Form geführt werden. Dazu gehören unter anderem bestimmte Unterlagen zu Aufenthalts- und Arbeitserlaubnissen sowie bestimmte von Krankenkassen übermittelte Meldedaten und weitere sozialversicherungsrelevante Unterlagen.
Bis zum 31. Dezember 2026 besteht für bestimmte Fälle noch die Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung dieser Unterlagen befreien zu lassen. Diese Möglichkeit endet danach.
MEHR ÜBER DIE ELEKTRONISCHE PERSONALAKTE ERFAHREN
Wichtig: Daraus ergibt sich keine allgemeine gesetzliche Pflicht, ab 2027 die gesamte Personalakte ausschließlich digital zu führen. Die Änderung ist jedoch ein guter Anlass, die eigene Personalaktenführung und die dazugehörigen Dokumentenprozesse zu überprüfen.
Eine digitale Personalakte kann dabei helfen, elektronische Personalunterlagen strukturiert zu verwalten und in bestehende HR- und Dokumentenprozesse zu integrieren.
Alle Vorteile auf einen Blick:
Personalakte aus Papier
Digitale Personalakte
Schutz gegen Feuer, Wasser, Verlust und / oder unbefugtem Zugriff
Zentrale Archivierung und Datensicherung
Verschlüsselung sensibler Informationen
Integrierte und intelligente Suchfunktionen
Orts- und zeitunabhängiger Zugriff
Gleicher Informationsstand für alle
Automatischer Datenaustausch mit HR-Systemen
Nutzung von Aufbewahrungsfristen und automatische Löschung von Dokumenten
Integration in Prozesse und Workflows / Formulare / Employee Self Services
Geringer Platzbedarf und Zeitersparnis bei Suche und Ablage
Digitale Personalakte für Ihr Unternehmen
Sie möchten Ihre Personalakten digitalisieren oder prüfen, wie eine elektronische Personalakte in Ihre bestehende IT-Landschaft integriert werden kann? Erhalten Sie weiterführende Informationen oder buchen Sie direkt eine Demo.
Häufige Fragen zur digitalen Personalakte
Ist eine digitale Personalakte Pflicht?
Nein. In Deutschland besteht keine allgemeine Pflicht, die gesamte Personalakte digital zu führen. Für bestimmte Entgeltunterlagen gelten jedoch Anforderungen an die elektronische Führung. Eine wichtige Änderung betrifft den Wegfall der bisherigen Befreiungsmöglichkeit zum 31. Dezember 2026.
Was ist der Unterschied zwischen einer digitalen und einer elektronischen Personalakte?
In der Praxis werden digitale Personalakte, elektronische Personalakte und digitale Mitarbeiterakte häufig synonym verwendet. Gemeint ist eine zentral verwaltete digitale Sammlung von Personalunterlagen.
Kann ich bestehende Papier-Personalakten digitalisieren?
Ja. Bestehende Papierunterlagen können digitalisiert und anschließend strukturiert in die digitale Personalakte übernommen werden. Dabei sollten insbesondere Dokumentenstruktur, Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte berücksichtigt werden.
Ist eine digitale Personalakte DSGVO-konform?
Eine digitale Personalakte kann datenschutzkonform betrieben werden. Entscheidend sind unter anderem die konkrete technische Umsetzung, Zugriffskonzepte, Zweckbindung, Datensicherheit sowie Aufbewahrungs- und Löschkonzepte.
Kann die digitale Personalakte mit meinem bestehenden System verbunden werden?
Ja. Je nach vorhandener IT-Landschaft können DMS-, ERP-, HR- und weitere Systeme integriert werden. Welche Schnittstellen und Integrationen sinnvoll sind, hängt von Ihrer bestehenden Systemlandschaft ab.
Welche Vorteile bietet eine digitale Personalakte?
Sie ermöglicht eine zentrale und strukturierte Verwaltung von Personalunterlagen, erleichtert die Suche, reduziert manuellen Verwaltungsaufwand und ermöglicht die Integration in digitale HR-Prozesse.
Weitere spannenden Themen ergänzend zur digitalen Personalakte
ECM Consulting GmbH
Sportallee 54 b
22335 Hamburg
