Durch ein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) findet jedes Dokument seinen richtigen Platz: digital, langzeit- und revisionssicher. Somit werden Dokumente gesetzeskonform digitalisiert und archiviert. Einmal digitalisierte Dokumente, lassen sich die Dokumente jederzeit spontan, durch zahlreiche Suchkriterien wie z. B. Rechnungsbeträge, Personalnummern oder einer Volltextsuche recherchieren. Natürlich nur von berechtigten Nutzern. Und dann selbstverständlich bearbeiten, prüfen und verteilen. Unsere DMS Lösung verfügt neben einem intuitiven Webclient auch eine App für mobile Endgeräte wodurch, Dokumente zeit- und ortsunabhängig bearbeitet werden können.
Dokumente digitalisieren
Alle Dokumente werden zentral in einem DMS digitalisiert. Hochgeladen werden die Dokumente über Scanner, per Schnittstellen, von Anwendern oder direkt aus dem E-Mail System.
Dokumente zur Verfügung stellen
Das Dokumentenmanagement System stellt allen berechtigten Nutzern die passenden Dokumente zur Verfügung. Durch unterschiedlichste Suchkriterien können Dokumente schnell gefunden werden.
Dokumente sicher archivieren
Neben der hohen Verfügbarkeit der Dokumente, garantiert unsere DMS Lösung die richtige Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben. (Weitere Informationen zum Thema Archivierung finden Sie hier)
Mit unserer Lösung für das Dokumentenmanagement schaffen Sie die Grundlage für weitere Digitalisierung in Ihrem Unternehmen. Anstatt mehrere Systeme parallel zu nutzen, ergänzen Sie das vorhandene System. Dadurch bleiben Dinge wie das Nutzerinterface für die Anwender gleich. Sie können mit den Erweiterungen einen kompletten Purchase to Pay Prozess darstellen.
Unsere Auswahl an Ergänzungen für Sie:
Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Software Lösung, die Anwendern die Verwaltung aller Dokumente und Informationen ermöglicht.
DMS ist die Kurzform für Dokumentenmanagement-System. Als DMS-Software wird eine Anwendung bezeichnet, die ein automatisiertes und komplettes Verwalten von Dokumenten und Informationen ermöglicht. Ein DMS wird durch eine Datenbank gestützt, es sorgt für einen leichten Zugang und eine sichere Archivierung von Dokumenten innerhalb einer Organisation.
Ein DMS ist nicht von sich aus revisions- und rechtssicher. Ein externer, qualifizierter Wirtschaftsprüfer kann mithilfe eines Gutachten anhand der GoBD die Revisionssicherheit beurteilen. Ebenso ist es erforderlich, dass das DMS angemessen angewendet wird, um Revisionssicherheit zu gewährleisten.
Der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Unternehmen stehen viele positive Aspekte gegenüber. Dazu gehören die Einhaltung von gesetzlichen Richtlinien, eine schnelle und unkomplizierte Suche nach elektronischen Dokumenten, die Ermöglichung von mehr Homeoffice und ein kollaboratives Arbeiten, sowie eine Reduzierung der Kosten für Papier, Drucker und Durchlaufzeiten.
Wir stellen eine große Bandbreite an Integrationen bereit und eine offene REST API, die es Ihnen ermöglicht, ganz individuelle Lösungen anzubinden - von CRM-Anbietern über HR-Software und ERP-Systeme bis hin zu E-Mail-Clients und Collaboration-Tools. Unter anderem unterstützen wir Datev, Salesforce, Microsoft 365 Lösungen, DIAMANT Software , SAP Business byDesign und SAP.
Die Kosten für ein Dokumentenmanagementsystem setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen. Ist die Lösung on Prem oder in der Cloud, wie viele Nutzer gibt es und welche Module sind erwünscht, sind gute Beispiele für die Faktoren. Gerne beraten wir Sie gerne passend für Ihr Unternehmen
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