- Email: info@ecmconsulting.de
- Telefon: + 49 40 25776760
Dokumentenmanagement: Ihr Weg in die Digitalisierung
Durch ein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) findet jedes Dokument seinen richtigen Platz: digital, langzeit- und revisionssicher. Somit werden Dokumente gesetzeskonform digitalisiert und archiviert. Einmal digitalisierte Dokumente, lassen sich die Dokumente jederzeit spontan, durch zahlreiche Suchkriterien wie z. B. Rechnungsbeträge, Personalnummern oder einer Volltextsuche recherchieren. Natürlich nur von berechtigten Nutzern. Und dann selbstverständlich bearbeiten, prüfen und verteilen. Unsere DMS Lösung verfügt neben einem intuitiven Webclient auch eine App für mobile Endgeräte wodurch, Dokumente zeit- und ortsunabhängig bearbeitet werden können.
Welche Aufgaben hat ein digitales Dokumentenmanagement?
Dokumente digitalisieren
Alle Dokumente werden zentral in einem DMS digitalisiert. Hochgeladen werden die Dokumente über Scanner, per Schnittstellen, von Anwendern oder direkt aus dem E-Mail System.
Dokumente zur Verfügung stellen
Das Dokumentenmanagement System stellt allen berechtigten Nutzern die passenden Dokumente zur Verfügung. Durch unterschiedlichste Suchkriterien können Dokumente schnell gefunden werden.
Dokumente sicher archivieren
Neben der hohen Verfügbarkeit der Dokumente, garantiert unsere DMS Lösung die richtige Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben. (Weitere Informationen zum Thema Archivierung finden Sie hier)
Dokumentenmanagement sinnvoll erweitern
Mit unserer Lösung für das Dokumentenmanagement schaffen Sie die Grundlage für weitere Digitalisierung in Ihrem Unternehmen. Anstatt mehrere Systeme parallel zu nutzen, ergänzen Sie das vorhandene System. Dadurch bleiben Dinge wie das Nutzerinterface für die Anwender gleich. Sie können mit den Erweiterungen einen kompletten Purchase to Pay Prozess darstellen.
Unsere Auswahl an Ergänzungen für Sie:
Whitepaper: Dokumentenmanagement einfach erklärt
In unserem Whitepaper finden Sie umfangreiche Informationen, Tipps und Best Practices, die Ihnen helfen, die Ihnen die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagement einfach erklären.
UNVERBINDLICH HERUNTERLADEN
Dokumentenmanagement nahtlos integrieren
Ihre Vorteile eines Dokumentenmanagement System auf einem Blick
- Produktivitätssteigerung: Durch automatisierter Prozesse, unternehmensweiter Suche und ortsunabhängigen Arbeiten.
- Rechtssichere Aufbewahrung: Compliance Anforderungen wie IDW PS 880, GoBD werden erfüllt.
- Hohe Integrierbarkeit: Perfekte Integration in Ihr Bestandssystem dank vielfältiger Schnittstellen.
Häufig gestellte Fragen zum digitalen Dokumentenmanagement.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Software Lösung, die Anwendern die Verwaltung aller Dokumente und Informationen ermöglicht.
Was bedeutet DMS?
DMS ist die Kurzform für Dokumentenmanagement-System. Als DMS-Software wird eine Anwendung bezeichnet, die ein automatisiertes und komplettes Verwalten von Dokumenten und Informationen ermöglicht. Ein DMS wird durch eine Datenbank gestützt, es sorgt für einen leichten Zugang und eine sichere Archivierung von Dokumenten innerhalb einer Organisation.
Ist ein DMS revisions- und rechtssicher?
Ein DMS ist nicht von sich aus revisions- und rechtssicher. Ein externer, qualifizierter Wirtschaftsprüfer kann mithilfe eines Gutachten anhand der GoBD die Revisionssicherheit beurteilen. Ebenso ist es erforderlich, dass das DMS angemessen angewendet wird, um Revisionssicherheit zu gewährleisten.
Warum sollten Sie ein Dokumentenmanagement-System einführen?
Der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Unternehmen stehen viele positive Aspekte gegenüber. Dazu gehören die Einhaltung von gesetzlichen Richtlinien, eine schnelle und unkomplizierte Suche nach elektronischen Dokumenten, die Ermöglichung von mehr Homeoffice und ein kollaboratives Arbeiten, sowie eine Reduzierung der Kosten für Papier, Drucker und Durchlaufzeiten.
Welche Schnittstellen zu anderen Systemen gibt es?
Wir stellen eine große Bandbreite an Integrationen bereit und eine offene REST API, die es Ihnen ermöglicht, ganz individuelle Lösungen anzubinden - von CRM-Anbietern über HR-Software und ERP-Systeme bis hin zu E-Mail-Clients und Collaboration-Tools. Unter anderem unterstützen wir Datev, Salesforce, Microsoft 365 Lösungen, DIAMANT Software , SAP Business byDesign und SAP.
Was kostet eine DMS Lösung?
Die Kosten für ein Dokumentenmanagementsystem setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen. Ist die Lösung on Prem oder in der Cloud, wie viele Nutzer gibt es und welche Module sind erwünscht, sind gute Beispiele für die Faktoren. Gerne beraten wir Sie gerne passend für Ihr Unternehmen
Entdecken Sie unsere Lösung für digitales Dokumentenmanagement.
Lassen Sie sich vom unseren Experten Lösungen rund um das Thema DMS beraten. Starten Sie jetzt durch und stellen Sie uns Ihre Fragen!
Mögliche Ergänzungen für Ihr Dokumentenmanagementsystem
