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Eingangs­rechnungen in SAP einfach digital verarbeiten

Mit der speziell für SAP entwickelten Lösung digitalisieren und automatisieren Sie die manuellen Abläufe in der Rechnungsverarbeitung. Das führt zu absoluter Transparenz in den Rechnungsprozessen und schnellerer Abwicklung von Routineaufgaben. So lassen sich Kosten senken, die Auskunftsfähigkeit erhöht sich und Abschlüsse lassen sich zeitnäher durchführen.

Die Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung zur Verwendung mit SAP ERP ermöglicht ab sofort die automatische Verbuchung, Prüfung und Freizeichnung von Rechnungen jedem Unternehmen. Natürlich mit nahtloser Anbindung an Ihr SAP-System. Die Lösung ist dabei vollständig in das Bestellwesen und die Finanzbuchhaltung integriert.

Perfekte SAP-Anbindung

Ein wesentliches Potenzial der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung liegt in der ganzheitlichen Einbindung in die buchhalterischen Abläufe des jeweiligen Unternehmens. Angefangen beim Einscannen der Rechnung über das automatische Auslesen der relevanten Informationen wie z. B. Kopf- und Positionsdaten und die direkte Vorerfassung im SAP-System bis hin zur Freigabe und schließlichen Verbuchung in SAP. Die Lösung begleitet die Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.

Die ermittelten Rechnungsdaten werden automatisch an das SAP-System übertragen und können von dort aus wie gewohnt weiterverarbeitet werden. Und das sogar ohne direkten Zugang zum SAP-System, so sind auch Nicht-SAP-Anwender durch ein Web-Interface direkt in die Rechnungsworkflows eingebunden, sie werden durch eine E-Mail informiert, dass Rechnungen geprüft oder freigegeben werden können.

Einfach in der Anwendung

Die Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung zur Verwendung mit SAP ERP ermöglicht ab sofort die automatische Verbuchung, Prüfung und Freizeichnung von Rechnungen jedem Unternehmen. Natürlich mit nahtloser Anbindung an Ihr SAP-System. Die Lösung ist dabei vollständig in das Bestellwesen und die Finanzbuchhaltung integriert.

Perfekte SAP-Anbindung

1. Erfassung

Eingehende Rechnungen werden stapelweise eingescannt und automatisch inhaltlich erschlossen. Liegen die Dokumente bereits elektronisch vor (zum Beispiel als E-Mail-Anhang), können diese auch mit Hilfe der Texterkennung erfasst werden. Dabei werden alle buchungsrelevanten Informationen wie Rechnungs- und Kreditorennummer, Datum, Bestellnummer, Kreditoren und Positionsdaten automatisch ausgelesen und an SAP übergeben.

2. Übergabe an SAP

Über ein speziell für SAP entwickeltes Modul werden die digitalisierten Rechnungen an das SAP-System übergeben, vorerfasst und können dort mittels Workflow zur Prüfung verteilt werden. Über den praktischen Webzugriff ist die Prüfung auch Anwendern ohne SAP GUI möglich. Die Lösung kann sowohl auf SAP ERP ECC 6.0 als auch auf S/4Hana-Systemen eingesetzt werden. Umfassende Analysereports helfen dabei, das System zu optimieren.

3. Verarbeitung

Die sachliche Prüfung und mehrstufige Freizeichnung, mit und ohne Bestellbezug, erfolgen wahlweise direkt im SAP Business Workplace oder über ein Web-Interface. Freigaben und Prüfungen sind auch mit einer Smartphone App möglich. Über die mitgelieferte und an das SAP-Layout angelehnte Bearbeitungsmaske haben Prüfer und Sachbearbeiter direkten Zugriff auf SAP-Belege sowie abhängige Informationen außerhalb der Finanzbuchhaltung.

Prüfen, freigeben, kontieren: Die Arbeit mit der Lösung funktioniert ganz genauso wie mit dem Buchungsstempel auf Ihren Papierdokumenten – nur viel intuitiver, mit weniger Fehlerquellen und wesentlich schneller und bequemer. Sämtliche Belege werden rechtskonform elektronisch im digitalen Archiv abgelegt. Alle Rechnungen stehen direkt standort- und buchungskreisübergreifend im zentralen Rechnungsmonitor zur Verfügung und können hier ausgewertet werden.

Da jeder einzelne Bearbeitungsschritt protokolliert wird, sind alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert. Das führt zu schnellerer Auskunftsfähigkeit, Einhaltung aller Verfahrensfristen und zu perfekter Übersicht über den gesamten Prozess.

Für eine individuelle und professionelle Beratung stehen Ihnen unsere Experten gerne mit ihrem Know-how zur Verfügung.

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Gerne zeigen wir Ihnen auf, wie Ihnen die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung hilft und welche Kostenvorteile Sie haben.

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