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Digitale Archivierung

Papierdokumente, technische Zeichnungen, Bilder, Office-Dokumente, Dokumente in SharePoint, Belege aus Ihrer Buchhaltung oder E-Mails – welches Dokument auch immer!  Im zentralen Dokumentenmanagementsystem inklusive elektronischem Archiv findet alles seinen Platz: digital, langzeit- und revisionssicher. Somit natürlich gesetzeskonform und unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem.  Auf diese Art und Weise archiviert, lassen sich die gespeicherten Dokumente jederzeit spontan recherchieren. Natürlich nur von berechtigten Nutzern. Und dann selbstverständlich bearbeiten, prüfen und verteilen. Mit mobilem Endgeräten sogar, wenn Sie unterwegs sind. 

Warum Dokumente eigentlich digital archivieren?

Gesetzliche Anforderungen

Durch die rechtssichere Speicherung Ihrer Dokumente setzen Sie auf Sicherheit. Entsprechend dem damit verbundenen Schutz vor Veränderung, schaffen Sie die Basis für compliance-konformes Arbeiten. Selbstverständlich werden dabei Aufbewahrungsfristen und Fälligkeiten gemäß der GoBD berücksichtigt.

Zentrale Verfügbarkeit

Alle Dokumente werden zentral archiviert und dabei in digitale Akten eingeordnet. Auch über Standortgrenzen hinweg. So stehen alle Informationen jederzeit und immer aktuell zur Verfügung. Obendrein können Sie in jedem Dokument noch nach Jahrzehnten blättern. Denn die Dokumente werden zusätzlich als TIFF oder PDF/A gespeichert.

Prozesse gestalten

Digital archivierte Dokumente sind die Grundlage für transparente Geschäftsprozesse. Denn nur mit der stetigen und zentralen Verfügbarkeit von Informationen lassen sich effiziente elektronische Arbeitsabläufe gestalten. Womit sich die Bearbeitungszeiten und Bearbeitungskosten von Vorgängen deutlich reduzieren.

Die Dokumentenarchivierung ist ein fester Bestandteil eines Dokumentenmanagementsystems. Durch intuitive, individuell anpassbare Oberflächen richten Sie das elektronische Archiv schnell, einfach und transparent ein. 

Mit einer digitalen Dokumentenarchivierung schaffen Sie Basis dafür, alle geltenden Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Dank individuellem Rechtekonzept für den Archivzugriff erhöhen Sie den Datenschutz. Und Sie haben damit nach der digitalen Archivierung, optional und je nach Aufbewahrungsfrist, die Möglichkeit zur rechtskonformen Vernichtung von Originalbelegen. Das reduziert den “Datenmüll”. 

Compliance Anforderungen erfüllen; Rechtssicherheit schaffen.

Sie möchten wissen, wie Sie Ihre Dokumente langfristig und rechtssicher archivieren? Sprechen Sie uns an!

    Ja, hiermit stimme ich der Speicherung meiner personenbezogenen Daten gemäß der Datenschutzerklärung der ECM Consulting GmbH zu. Für Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten beachten Sie bitte unsere Hinweise zum Datenschutz.